Protection des données / RGPD
1. Introduction
1.1 Objectif de la politique
La Ville est chargée de diverses missions qu’elle accomplit dans le cadre de l’ordre public et de l’intérêt général. Dans ce cadre, elle est amenée à collecter et à utiliser vos données à caractère personnel et celles des membres de votre famille (conjoint, enfants, etc.).
L’objectif de cette politique est de vous informer des modalités de traitement des données effectués par la Ville. La Ville répond de cette manière à son obligation d’information, telle qu’imposée par le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 – le « RGPD » – aux responsables du traitement de données à caractère personnel.
1.2 Responsable du traitement
La Ville de Saint-Hubert est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel au sens du RGPD. À ce titre, elle met en œuvre toutes les mesures nécessaires afin de protéger efficacement vos données contre toute atteinte accidentelle ou volontaire (fuite de données, piratage, perte, etc.).
Coordonnées du responsable du traitement :
- Dénomination : Ville de Saint-Hubert
- Adresse postale : Place du Marché 1, 6870 Saint-Hubert
- Email : secretariat@saint-hubert.be
- Numéro de téléphone : 061 26 09 66
- Site web : www.saint-hubert.be
1.3 Délégué à la protection des données (DPO)
La Ville a désigné un délégué à la protection des données conformément à l’article 37 du RGPD et à l’article 12 de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Son rôle est de conseiller et d’informer la Ville sur la protection des données à caractère personnel, de contrôler le respect de la législation applicable et d’être le point de contact pour toute question relative au traitement de vos données.
Coordonnées du DPO :
- Dénomination : CRANIUM
- Adresse postale : Excelsiorlaan 43, 1930 Zaventem, Belgique
- Consultant en protection attitré à la Ville : Louise Dupont
- Email : louise.dupont@cranium.eu
- Numéro de téléphone : +32 470 61 28 64
2. Dans quel cadre et selon quelles règles la Ville traite-t-elle vos données ?
2.1 Finalités et sources de données
La Ville collecte vos données à caractère personnel lorsque vous faites appel à ses services, par exemple :
- lorsque vous vous rendez au guichet des services de l’état civil, de la population ou de l’urbanisme ;
- lorsque vous inscrivez vos enfants dans une école communale ou à l’accueil extrascolaire ;
- lorsque vous introduisez une demande via le e-guichet ;
- etc.
La Ville peut également traiter vos données afin d’accomplir ses missions légales, même sans démarche proactive de votre part (par exemple, organisation des élections, gestion environnementale, etc.).
Les données peuvent être collectées :
- directement auprès de vous ;
- auprès de sources officielles (Registre national, cadastre, SPF Intérieur ou Affaires étrangères, etc.) ;
- auprès d’autres autorités publiques ou de prestataires agissant pour le compte de la Ville.
Certaines données sont obligatoires pour permettre à la Ville de traiter votre demande ou de remplir ses obligations légales. D’autres sont facultatives et ne sont traitées qu’avec votre consentement explicite.
La Ville ne prend pas de décision individuelle automatisée, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à votre égard.
2.2 Catégories de données et durée de conservation
En fonction des missions exercées, la Ville peut traiter les catégories de données suivantes :
- données d’identification (nom, prénom, date et lieu de naissance) ;
- données d’identification officielles (numéro de carte d’identité, passeport, etc.) ;
- numéro de registre national ;
- données de contact (adresse, téléphone, email) ;
- données financières ou fiscales ;
- composition du ménage ;
- données sociales et professionnelles ;
- données relatives au logement ou aux biens immobiliers ;
- données sensibles (convictions religieuses, santé, etc.) uniquement si la loi le prévoit expressément.
Les durées de conservation sont fixées par les lignes directrices de 2019 des Archives de l’État. Elles varient selon la finalité du traitement et la nature des données. Une fois la durée écoulée, les données sont supprimées, archivées ou anonymisées.
Les photographies publiées dans le bulletin communal peuvent être conservées à titre d’archive publique tant que le document reste disponible, conformément à l’article 17, §3, du RGPD.
2.3 Licéité des traitements
La Ville traite vos données à caractère personnel sur la base :
- de l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique (article 6.1.e RGPD) ;
- du respect d’une obligation légale (article 6.1.c RGPD) ;
- de votre consentement, notamment pour la publication de photos ou vidéos lors d’évènements (article 6.1.a RGPD) ;
- exceptionnellement, de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (article 6.1.b RGPD).
2.4 Cas particulier 1 – Photographies et vidéos des évènements organisés par la Ville
Lors d’évènements publics, la Ville peut faire appel à un photographe ou un caméraman.
Les prises de vue générales, ne permettant pas d’identifier une personne, peuvent être publiées sans consentement. Si vous posez volontairement, votre acte est considéré comme un consentement explicite.
Les photographies et vidéos peuvent être publiées sur :
- le site internet de la Ville,
- ses réseaux sociaux officiels,
- des brochures ou supports de communication.
Elles sont conservées pendant 3 ans à compter de l’évènement, sauf lorsqu’elles présentent un intérêt historique ou archivistique (ex. bulletin communal en ligne).
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement en contactant le DPO.
2.5 Cas particulier 2 – Données de contact non-officielles
La Ville peut vous demander vos coordonnées non officielles (email privé, numéro de GSM, etc.) afin de faciliter la communication dans le cadre d’un dossier en cours.
Ces données ne seront utilisées qu’à cette fin, ou pour un dossier ultérieur vous concernant si la loi impose à la Ville de vous contacter.
2.6 Cas particulier 3 – Sollicitations
Si vous postulez à la Ville, votre dossier de candidature (CV, diplômes, données d’identification, etc.) est conservé pendant 3 ans maximum afin de pouvoir vous recontacter pour un poste ultérieur.
Ces données ne sont pas transmises à des tiers, sauf obligation légale.
3. Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?
Vos données peuvent être communiquées à des tiers uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution des missions légales de la Ville. Par exemple :
- SPF Intérieur, SPF Affaires étrangères, SPF Justice ;
- autorités de tutelle et de subvention ;
- autorités judiciaires ;
- notaires, avocats, pompes funèbres, receveurs communaux ;
- sous-traitants de la Ville (prestataires informatiques, hébergeurs, fournisseurs de logiciels, etc.).
Ces communications sont strictement encadrées et limitées aux données nécessaires.
La Ville ne transfère pas vos données en dehors de l’Espace économique européen. Si un tel transfert devait survenir, il serait effectué conformément aux articles 44 à 49 du RGPD.
4. Quelles sont les mesures de protection des données mises en place par la Ville ?
La Ville applique des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité et la confidentialité des données, telles que :
- encadrement strict des sous-traitants et des agents communaux ;
- instructions internes relatives à la gestion et à la sécurité des données ;
- respect du secret professionnel, notamment pour l’accès au Registre national ;
- mesures de sécurité physique (alarmes, vidéosurveillance, etc.) ;
- sauvegardes régulières des données hébergées majoritairement en Belgique ;
- mesures de cybersécurité (antivirus, authentification forte, gestion des mots de passe).
L’accès aux données est limité aux personnes habilitées et soumises à une obligation de confidentialité.
Un audit technique et procédural est réalisé tous les trois ans par le DPO.
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès à vos données ;
- Droit de rectification si vos données sont inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») dans certaines circonstances ;
- Droit à la limitation du traitement ;
- Droit d’opposition au traitement pour des motifs légitimes ;
- Droit de retrait de votre consentement lorsque celui-ci est la base du traitement ;
- Droit à la portabilité des données que vous avez fournies, lorsque cela est applicable.
Pour exercer vos droits, adressez une demande écrite à Ville de Saint-Hubert – Service du Secrétariat à l’adresse : Place du Marché 1, 6870 Saint-Hubert ou par email : secretariat@saint-hubert.be.
Une preuve d’identité pourra être demandée. La Ville s’engage à répondre dans un délai d’un mois (prolongeable de deux mois en cas de complexité).
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données à l’adresse : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be
6. Utilisation des cookies sur le site web
Le site internet de la Ville de Saint-Hubert utilise des cookies afin d’assurer son bon fonctionnement, d’améliorer votre expérience de navigation et, le cas échéant, de collecter des statistiques anonymes de fréquentation.
Les cookies sont de petits fichiers enregistrés sur votre appareil lorsque vous consultez le site. Ils permettent notamment :
- d’assurer le fonctionnement correct des formulaires et du e-guichet ;
- de mémoriser vos préférences de navigation ;
- d’analyser la fréquentation du site à des fins purement statistiques et anonymes.
Certains cookies sont strictement nécessaires et ne peuvent être désactivés. D’autres (par exemple ceux liés aux statistiques ou aux vidéos intégrées) ne sont déposés qu’après avoir obtenu votre consentement explicite.
Vous pouvez à tout moment gérer ou modifier vos préférences en matière de cookies via le module de gestion du consentement accessible sur le site, généralement visible lors de votre première visite ou via un lien « Gérer les cookies » situé en bas de page.
7. Mise à jour de la présente déclaration
La présente déclaration de confidentialité peut être mise à jour afin de refléter les évolutions législatives, techniques ou organisationnelles. La version la plus récente est disponible sur le site internet de la Ville.